ANTEPROYECTO
JUAN PABLO MANCO DIAZ
BLEYK ANDRES UMBARILA
TUTOR
CARLOS ALBERTO ORTIZ
FACULTAD INGENIERIA DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
BOGOTA, TUNAL
02 DE JUNIO DE 2012
INTRODUCCION
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
JUSTIFICACION
1. METODOLOGIA
1.1 Entrevista
1.2 Flujo de datos
1.3 Matriz dofa
2. RECURSOS
2.1 Humano
2.2 Económico
2.3 Tecnológico
3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
4. ORGANIGRAMA
5. MANUAL DE FUNCIONES
6. LA ENTROPIA
7. LA NEGUENTROPIA
8. SINEGIA Y RECURSIVIDAD
9. HOMEOSTAIS
10. LA RETROALIMENTECION POSTIVA Y NEGATIVA
11. SISTEMAS DE CONTROL
12. OBJETIVO Y EL MEDIO
13. RECURSOS DEL SISTEMA
14. CONCLUSIONES Y BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCION
Este proyecto radica en un problema que cierta persona tiene varios almacenes en los que quiere implementar un sistema de información el cual optimice todos los procesos que se realizan en sus almacenes además quiere que implementemos tecnológicos que agilicen el proceso de ventas e inventarios en cada sucursal informando a una central la cual debe tener toda la información del día.
OBJETIVO GENERAL
.Crear una idea que nos permita innovar y poner en práctica todo el conocimiento que recibamos en nuestra carrera, mediante investigación análisis e identificación del problema para que después de un proceso determinado realicemos su solución.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Promover ideas nuevas que se puedan transformar en proyectos.
- utilizar recursos humanos y técnicos para la solución de un problema.
- Crear condiciones objetivas que favorezcan la vinculación, la continuidad y la apropiación del conocimiento al servicio de un fin
JUSTIFICACION
Este anteproyecto se realiza con el fin de de adquirir un conocimiento previo antes de desarrollar una idea que en el transcurso de nuestra carrera nos servirá como proyecto de grado además busca contribuir al desarrollo sistemático de procesos realizados manualmente.
1. METODOLOGIA
1.1 ENTREVISTA.
¡.¿cómo se llama?
R/ Diana
2¿a qué se dedica usted?
R/ soy comerciante, tengo varias sucursales done se presta servicio técnico en mecánica automotriz y además se venden accesorios para automóviles como aceites, neumáticas, tornillos etc.
3¿Cuánto tiempo lleva realizando esta labor?
R/7 años
4¿Qué le preocupa de su negocio?
R/bueno, me preocupa mucho que no tengo sistematizadas mis tiendas además veo que se pierde mucho tiempo en procesos que realizan mis empleados.
5¿Cuáles son esos procesos?
R/bueno pues son varios:
• Tiempo en la distribución de las mercancías.
• Control de inventarios.
• Conocimiento de las mercancías ( precios, existencias, cuando llega la mercancías)
• Bajas ganancias
6¿Que desventaja observa en cuanto a la competencia?
R/ La sistematización de sus tiendas y el crecimiento q económico que atrae esto?
7¿Esta consiente que la tecnología es un medio para utilizar y que en un mundo competitivo como en el que estamos sea una solución viable para implementar en su actividad económica.
R/ Si me gustaría realizar un estudio para mejorar mi tienda y entrar a competir en igualdad de condiciones con los grandes almacenes
1.3 MATRIZ DOFA
A. FORTALEZAS
*Capital económico.
* Variedad en productos.
*excelentes instalaciones.
*gran cantidad de clientes.
*buena ubicación.
B. DEBILIDADES
* No tiene inventarios
*no tiene sistematizada su tienda
* Poco control y desconocimiento de la relación productos –precios
*mercancías con demoras en la entrega.
C. OPORTUNIDADES EXTERNAS
* sistematizar las tiendas
* Redes de información
*Capacitación sobre utilización de sistemas
D. Amenazas externas
*Competencias desigual
* Mala información sobre precios de productos
*Mala propaganda
2.1 HUMANOS: cipaJuan pablo manco : investigación de procesos o sistemas a implementar
• Andrés Umbarila : visualización de debilidades y fortalezas de los negocios
2.2ECONOMICO
• 10 horas semanales = valor hora= 1000pesos
• Costo directo: transporte 15000 pesos. Papel:3000 pesos teléfono: 10000
2.3TECNOLOGICO:
• Hardware: dos computadores portátiles y un computador de mesa
• Software: Word, Excel, Power point
3. DIAGRAMA DE HORAS
ORGANIGRAMA
MANUAL DE FUNCIONES
Cargo: ¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬Operario Código: 06
Nivel: Técnico Ubicación Del Cargo: Producción
División: Producción Sección: producción
Superior Inmediato: Jefe de producción
Salario Básico: 750.000
Tipo De Contratación: Contratista
Resumen Del Cargo: Este cargo es muy importante porque es el que realiza eficientemente la operatividad de la maquinaria y herramientas necesarias para el mantenimiento preventivo de los vehículos, vigila y controla el cumplimiento de las normas de calidad en la producción para brindar un excelente servicio al cliente.
Funciones básica: brindar un servicio de calidad.Funciones Adicionales, permanente o temporal: Apoyar las labores de mantenimiento preventivas de las maquin
Responsabilidades: crear un servicio de calidad, que sea del agrado de los cliente
Cargo: Administrador Código: 02
Nivel: Profesional Ubicación Del Cargo: Administrativo
División: Administrativo Sección: Principal
Superior Inmediato: Gerente
Salario Básico: 2.500.000
Tipo De Contratación: Indefinido
Resumen Del Cargo: establecer estrategias, planear, organizar, coordinar y controlar lo relacionado con las prácticas administrativas de la empresa, procesos de contabilidad, es directamente responsable de la coordinación y control de la atención a los clientes e la legalización y codificación de las nuevas matrículas y la solución de las diferentes peticiones, quejas y reclamos que presentes los clientes..
Funciones básicas: el gerente general es también responsable de liderar y coordinar las funciones de mejoramiento de la empresa, realizar facturación, pagos de liquidación y cartera a los trabajadores. Elaborar flujos y estudios de tesorería, y movimientos que la Empresa requiere en el sistema bancario y/o financiero; atender adecuadamente las actividades de redacción; atención a funcionarios de la Empresa, Directivos y particulares;
Funciones Adicional, permanente o temporal: realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento y desarrollar metas a corto y largo plazo para cada departamento.
Responsabilidades: Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Controlar para que la empresa alcance mu máximo nivel y sea una empresa competitiva y de excelencia en cuanto a calidad de producto y servicios.
Cargo ¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬: Gerente Código: 01
Nivel: Profesional Ubicación Del Cargo: administrativo
División: Administrativo Sección: Administrativo
Superior Inmediato: Junta administrativa
Salario Básico: 4.500.000
Tipo De Contratación: Indefinido
Resumen Del Cargo: Representar Administrativa, Judicial y Extrajudicialmente a la Empresa. Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar todas las actividades de manejo, administración y proyección de la Empresa de acuerdo con las consideraciones y determinaciones de la empresa.
Funciones básica: Formular, dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijación y cumplimiento de las políticas y estrategias generales, de orden administrativo, financiero y operativo de la misma. Efectuar los planes, programas y proyectos requeridos para el desarrollo armónico de la Empresa. Obtener la autorización y aprobación para los actos y contratos que sobrepasen la cuantía fijada por la junta directiva.
Funciones Adicionales, permanentes o temporales: Reportar a las diferentes instancias de los centros de control que los soliciten o tenga obligación de reportar.
Responsabilidades: Cuidar por los activos y buen crédito de esta. Mantener bajo su dirección los archivos de la sociedad. Vigilar el buen desempeño de los trabajadores y hacer la mejor selección de los mismos. Coordinar las actividades que desarrollen las áreas que componen la Empresa. Elaborar el presupuesto y presentarlo a la Junta Directiva y cuidar su manejo de acuerdo a las normas que lo reglamentan para las sociedades Públicas. Cuidar que la reunión de la Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva sea oportuna. Elaborar un informe escrito anual sobre la forma como hubiese llevado a cabo su gestión, informe que conjuntamente en el balance general del ejercicio y demás documentos exigidos por la ley serán presentados en asocio de la Junta Directiva.
Cargo: ¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬contador Código: 04
Nivel: Técnico Ubicación Del Cargo: Producción
División: administración Sección: producción
Superior Inmediato: junta directiva
Salario Básico: 750.000
Tipo De Contratación: indefinido
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES:
Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas
en Colombia.
Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos
propuestos.
Instalar el Software para el reporte de los estados financieros a la
Supersolidaria.
Preparar la información financiera para ser presentada al Consejo de
Administración, SUPERSOLIDARIA, CONFECOOP, u otras Entidades que
lo requieran.
Envío de informaciones adicionales que requiera la Supersolidaria.
Alimentar los módulos del software que se requieran para obtener
Información estadística o de otra índole, en forma oportuna y veraz.
Preparar comprobantes de Depreciación
Cargo: ¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬ingeniero de sistemas Código: 07
Nivel: ingeniero Ubicación Del Cargo: Producción
División: administración Sección: producción
Superior Inmediato: contador
Salario Básico: 2700.000
Tipo De Contratación: contratista
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES:
Velar por que la contabilización de las operaciones se lleven de acuerdo a
las normas establecidas en Colombia.
Instalar el aplicativo que se requiera para el Software.
Efectuar arreglos técnicos que se requieran hacer al Software de la
cooperativa.
Las demás inherentes a su condición de Ingeniero de Sistema.
Cargo: ¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬¬cajera Código: 05
Nivel: bachiller Ubicación Del Cargo: Producción
División: produccion Sección: producción
Superior Inmediato: administrador
Salario Básico: minimo
Tipo De Contratación: indefinido
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES
Elaboración de ordenes al comercio y causación de las mismas
Recibo y archivo de correspondencia.
Orientación al cliente.
Elaboración y envío de correspondencia
Atención del teléfono y registro de llamadas
Arqueo de caja
Reembolso de caja menor..
Elaboración de cartas varias
LA ENTROPIA EN LA EMPRESA
En nuestra empresa la entropía que podemos ver es la falta de organización en lo que son inventarios. Y al no tener un inventario organizado no podremos controlar bien los pedidos de mercancías para mantener estable el inventario sin exceso ni falta de mercancías.
En esta empresa entropía es patente, campando el desorden y el caos por toda la organización.
La única manera de controlar la entropía en la organización es:
• Querer hacerlo.
• Asignar los recursos para hacerlo.
• Controlar y mantener actualizados dichos recursos (personas y medios).
• Estar preparados para los cambios que con toda certeza algún día se producirán.
• Mantener estructuras organizativas lo más flexibles posible.
• Rodearse de personas competentes, flexibles y con capacidad de adaptación constante a nuevos retos en todos los niveles de la organización.
Para controlar la entropía en la empresa es por tanto fundamental la planificación a todos los niveles de la organización, tanto a nivel estratégico como táctico.
La planificación podemos definirla como un proceso continuo sin interrupciones por el cual una vez definidos y puestos en ejecución los diferentes planes, hay que actualizar constantemente la información con el fin de poder ejercer medidas correctoras si estas proceden.
La revisión periódica del conjunto de planes nos generara información de feed-back (retorno) que podremos utilizar en planificaciones posteriores.
Dicho más llanamente para evitar el caos en la empresa, hay que saber a dónde nos dirigimos. Si sabemos a dónde vamos podremos planificar como hacerlo, si ni siquiera sabemos a dónde nos dirigimos difícil será que lleguemos.
LA NEGUENTROPIA
En nuestra organización la neguentropia que utilizaremos es la sistematización de todo el inventario del almacén , para que de esa manera no corramos el riesgo de tener clientes insatisfechos al no tener la mercancía en su momento.
De esta manera también lograremos un mejor control de papelerías como son facturas , pedidos de mercancías y pagos de empleados y todos los movimientos de la organización ya que al no tenerlos en medios magnéticos pueden deteriorarse o dañaren con agua fuego o en su defecto por la manipulación de esta papelería.
SINERGIA
Este gráfico pretende expresar que para enfocar la verdadera sinergia dentro de la empresa, debemos mantenernos conectados íntegramente con el cliente, llegar a compartir la información pertinente entre todos los órganos de la empresa con la atención al cliente repercutido en el incremento de las ventas y como siempre situándolo en el ápice del organigrama. En el desarrollo de un proyecto, el líder, necesita la colaboración y el compromiso de cada una de las personas que interviene en cada una de las etapas para que el proyecto, como un todo, pueda tener éxito
La sinergia es la integración de elementos que poseemos en nuestra empresa para que dé como resultado algo más grande que la simple suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza la cualidad y puede haber sinergias en comercialización, operaciones y recursos humanos.
En nuestra empresa en el área comercial el equipo de ventas busca vender una gama de productos más amplia que la actual, contar con una red de distribución más extensa, o lograr una mejor cobertura geográfica.
En lo operacionales es posible que la capacidad de la planta de la empresa puede ser utilizada para distribuir los productos de todas las empresas proveedoras. Otra posibilidad es que las innovaciones tecnológicas de una empresa puedan ser utilizadas para mejorar los productos de la otra empresa.
En recursos humanos se habla con menos frecuencia, pero son muy importantes en algunas áreas tecnológicas que sufren escasez de mano de obra. Tal es el caso de dos empresas, cada una de ellas en posesión de la capacidad técnica que la otra necesita, que pueden elegir entre robarse mutuamente sus talentos o fusionarse para compartirlos. Por esto en nuestra empresa buscamos unir o compartir estos recursos para crecer y fortalecerse.
La sinergia, es muchas veces algo que hay que descubrir y comprobar después de la actuación de las empresas, ya que no se produce automáticamente, sino que es algo que debe ser alimentado para que se convierta en realidad y así poder complementar los puntos débiles de una empresa con los fuertes de la otra. des de cada uno de los elementos.
La sinergia, por lo tanto, tiene como pre requisito la integración y ésta debe ser antecedida por la afinidad de las partes, pues la integración sólo es posible si existe afinidad.
La idea es hacer un trabajo integral para que las partes tiren en el mismo sentido y no por el contrario estén haciendo trabajos disímbolos que en el peor de los casos puede anular el esfuerzo de otros
Por ejemplo la sinergia de subproductos en donde los desperdicios de una empresa pueden ser útiles para otra.
Pudiendo convertirse en un magnifico negocio para ambas corporaciones e incluso para asociaciones de mas de dos empresas, incrementando sus ganancias, reducción del uso de energía y disminución de las emisiones de gas, gracias a la sinergia entre ellas.
Referente al recurso humano un ejemplo claro de la existencia de sinergia dentro de una empresa es la manifestación de metas claras, visión y misión definida, respeto, compromiso y colaboración para seguirlas.Trabajar bajo el concepto de Ganar/Ganar, en donde yo gano - tú ganas - Todos ganamos (incluyendo al cliente por supuesto).
RECURSIVIDAD
La recursividad en nuestra organización es la división de los subsistemas como lo mostramos a continuación
a) Subsistema Administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
b) Departamento de producción: relaciona a toda la parte operacional de la organización Es en el departamento de producción donde se solicita y controla el material del que se va a trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los métodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La instrucción en este campo revela como se realiza la producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuánto tiempo toma hacerla.
c) Departamento contable: tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros de contabilidad y estadística. No basta para estos efectos con la preparación de tales registros, sino que es preciso analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este cometido. depende en gran parte de un interventor general que además de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad, actúe como elemento directivo y obra como asesor de los demás jefes. Para nosotros el interventor general debe ser el Gerente Financiero.
d) Departamento de recursos humanos: La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo."
Significa conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización
HOMEOSTASIS
La empresa comienza a tener un crecimiento tanto en ventas como también estructuralmente. La cantidad de trabajadores con la que cuenta comenzará a ser insuficiente para desarrollarse normalmente en el mercado. En consecuencia la empresa deberá contratar más personal conforme a su crecimiento para no tener problemas en su funcionamiento y poder así desarrollar su actividad normalmente
En la empresa estamos preparándonos para que a pesar de los cambios en el ambiente o en la organización, los propios resultados se alcancen. El sistema sigue orientado hacia el mismo fin, usando otros medios.
Progreso en relación con el fin. El sistema mantiene, en relación al fin deseado, un grado de progreso dentro de los límites definidos tolerables.
El grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza el resultado con menor esfuerzo, con mayor precisión y bajo condiciones de variabilidad.
Esos dos requisitos para alcanzar el estado de equilibrio, unidireccionalidad y progreso, exigen liderazgo y compromiso de las personas con el objetivo final que se desea alcanzar.
Además la organización, como un sistema abierto, necesita conciliar dos procesos opuestos, ambos imprescindibles para su supervivencia, que son:
Homeostasis. Es la tendencia del sistema en permanecer estático o en equilibrio, manteniendo inalterado su status quo interno.
LA RETROALIMENTACION POSITIVA
En nuestra organización se han propuesto metas como el cambió de aceites y ventas de neumáticos, donde al tiempo de un mes se han logrado nuevas metas doblando ventas esta es la retroalimentación que se ha experimentado en nuestra empresa u organización
RETROALIMENTACION NEGATIVA
La retroalimentación negativa esta asociada a los procesos de autorregulación u homeostáticos. Los sistemas con retroalimentación negativa se caracterizan por la mantención de determinados objetivos. Se dice que un sistema está realimentado negativamente cuando tiende a estabilizarse. Es la más utilizada en sistemas de control.
SISTEMA DE CONTROL
Es muy importante para un buen control los análisis estadísticos de los innumerables aspectos de la operación de un negocio o empresa, así como la presentación clara de estos, ya sean históricos o de pronóstico. La mayor parte de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos cuando se le presenta en forma gráfica, allí se representan mejor tendencias y relaciones.
Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones con ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué significa un aumento del 3 al 10%, o una reducción en las ventas o los costos?, ¿Qué era lo que se esperaba? ¿Cuál era el estándar? ¿Qué tan seria es la desviación? ¿Quién es el responsable?.
Gráfica De Punto De Equilibrio:
La gráfica de punto de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos. Un volumen inferior de las ventas con respecto al punto de equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae mayor utilidad. El punto de equilibrio también puede venir expresado en unidades de artículos vendidos, porcentaje usado de la planta o en términos similares.
Con frecuencia se confunde el análisis de punto de equilibrio con presupuesto variable. Aunque ambas herramientas utilizan en gran medida la misma clase de datos básicos de entrada, el presupuesto variable tiene como propósito el control de los costos, en tanto que la gráfica de punto de equilibrio pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa que debe incluir datos de ingresos. Además, dado que se les utiliza para el control presupuestal, el presupuesto variable puede reflejar unidades de organización, en tanto que la gráfica se utiliza por lo general para conocer la redituabilidad de determinado curso de acción, comparado con otras alternativas.
Este análisis es especialmente útil en la planeación y el control debido a que hace hincapié en el impacto de los costos fijos sobre las utilidades de ventas o costos adicionales
OBJETIVO
Específicamente los objetivos básicos del sistema informático son:
* Reducir tiempos: en la organización de la contabilidad y manejo de la papelería del
Establecimiento y manejo de la información
*costos: se verán reflejados en los tiempos que se desperdiciaban en la busca de
Documentos.
* Capturar datos de su propia fuente
* Centralizar el control de procesos, etc.
EL MEDIO
el medio es todo lo que rodea al sistema.
RECURSOS DEL SISTEMA
Recursos humanos: están compuestos por todo el personal que estén capacitados para cumplir con las tareas…estos son : operarios, administradores, gerentes y demás personal q trabaje por el crecimiento de la compañía.
Recursos físicos: en nuestro sistema son computadores los cuales tendrán la información además utilizaremos una red en la cual estarán interconectados entre si.
LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA
MISION:
Posesionarnos en el mercado como la mejor empresa de servicio y soluciones automotrices, demostrando como la experiencia y la pasión por los autos se unen para brindarle respuestas eficaces, inmediatas y de calidad a nuestra distinguida clientela.
VISION:
Suplir todas las necesidades de nuestros clientes en el menor tiempo posible combinando tecnología, dinamismo y experiencia.
Nuestro objetivo es brindarle al cliente un servicio distinto y completo, en el momento que lo necesite.
La dirección principal es satisfacer los clientes y cumplir todas sus necesidades.
CONCLUSIONES
El desarrollo de esta investigación para nuestro proyecto, se han podido desarrollar grandes conocimientos que podemos aplicar para el desarrollo de nuestras actividades, ya que cada tema que hemos investigado está relacionado con nuestro entorno y que se puede aplicar en nuestra vida laboral y profesional.
Cada concepto, son grandes herramientas que podemos utilizar en el desarrollo de muchos y grandes sistemas que a diario encontramos, mediante el estudio de que es un sistema hemos podido conocer sus componentes, como se comporta y los beneficios que podemos obtener de ellos.
BIBLIOGRAFIA
Tipos de sistemas del universo Kennet Boulding
ACKOFF RUSELL L.. "Rediseñando el Futuro". Primera Edición. Limusa Noriega Editores. México D.F. 1994.
ARANCIL JAVIER.. "Introducción a la Dinámica de Sistemas". Primera Edición.
VON BERTALANFY “Teoría general de sistemas”
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